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Datensicherheit im PLM – Ihre Produktdaten sicher verwalten

von | Mai 17, 2022 | PLM – Produkt-LifeCycle-Management

Im Product Lifecycle Management (PLM) steht und fällt alles mit der Qualität und Verfügbarkeit der Daten. Gute Systeme unterstützen Unternehmen dabei aktiv und bieten verschiedene Vorteile. Von der einfachen Struktur bis zur Organisation und Sicherheit der Daten werden Unternehmen mit entsprechenden Systemen begleitet. Wir möchten Ihnen zeigen, welche Vorteile ein professionelles PDM-System bei dem Thema Datensicherheit einem Unternehmen bietet.

Hohe Datensicherheit durch “abgeschlossene” Datensysteme

Viele Unternehmen setzen bei der Verwaltung auf den Windows Explorer. Dies mag sich auf den ersten Blick normal anfühlen und bietet zudem eine einfache Arbeitsweise, die jeder Mitarbeiter kennt. Allerdings gibt es hier oftmals Probleme, da nicht immer alle Daten zugänglich sind oder es zu Zugängen von außen kommen kann. Mit einem PDM-System nutzen Unternehmen hingegen abgekapselte Systeme für die eigenen Daten, was Fremdzugriffe erschwert und den Austausch von Daten und Informationen innerhalb des Systems erleichtert. Denn die aus Unternehmen oftmals bekannten Datensilos in einzelnen Abteilungen gehören mit einem solchen System der Vergangenheit an. Der Arbeitsablauf verbessert sich deutlich. Sollen Daten an andere Firmen oder externe Mitarbeiter gegeben werden können diese selbstverständlich SSL-verschlüsselt werden, was es unmöglich macht, die Daten während der Übertragung einfach abzugreifen oder auszulesen. Optimal also, wenn mit den Produkt- und Unternehmensdaten mit Externen zusammengearbeitet werden soll.

Einzigartige Daten – Revisionssicher und immer zugänglich

Wer für die Organisation von Daten und Dateien den Windows Explorer nutzt, wird sicherlich bereits festgestellt haben, dass es hier schnell zu Problemen kommen kann. Dateien werden kopiert und damit dupliziert, bearbeitet oder sogar ohne oder mit Absicht gelöscht und stehen nicht mehr in korrekter Form zur Verfügung. Ein gutes PLM-Management mindert diese Probleme deutlich. Denn jede Datei ist nur einmalig und somit einzigartig im System vorhanden. Änderungen können dokumentiert und nachvollzogen werden. Auch das unbeabsichtigte Löschen einer Datei ist nicht so einfach möglich und erfordert bestimmte Berechtigungen. Eine solchermaßen strukturierte Ablage macht es Unternehmen möglich, auch nach Jahren noch auf Dateien zurückzugreifen und diese in Sekundenschnelle zu finden. Da Änderungen an Dateien zudem jedem Benutzer zugeordnet werden können, ist es deutlich einfacher, innerhalb eines Teams oder auch von verschiedenen Standorten aus mit den gleichen Daten und Datensätzen zu arbeiten. Die notwendige Kommunikation verringert sich, da die Zahl der potenziellen Fehlerquellen nachhaltig schrumpft. Unternehmen werden durch die neue Datenstruktur schneller und vor allem flexibler in der Organisation der gesamten Arbeitsprozesse.

Organisiertes Arbeiten durch klare Rechtevergabe

Die Arbeit an den verschiedenen Dateien innerhalb eines PLM kann aufgrund der Client-Server-Architektur sehr einfach strukturiert werden. Es können für einzelne Benutzer, für Benutzergruppen oder auch für Abteilungen unterschiedliche Berechtigungen eingerichtet werden, sodass es beispielsweise nur Führungskräften möglich ist, Daten zu löschen und diese aus dem System zu entfernen. Dies klingt erst einmal nach einer Einschränkung, dabei ist es eigentlich ein Gewinn für Unternehmen. Je weniger sich die Angestellten Sorgen machen müssen, bei der Arbeit Fehler zu begehen, umso effektiver werden diese auch arbeiten, weil diese sich auf die Kernkompetenzen und Kernbereiche der Arbeit konzentrieren können. Die Datensicherheit wird erhöht und es lässt sich klar nach Kompetenzen einstellen, wer auf welche Dokumente und Dateien mit welchen Rechten Zugriff hat. Optimal also, um auch innerhalb des PLM die Hierarchie des Unternehmens effektiv abzubilden und die Verantwortung auf die richtigen Schultern zu verteilen.

Hohe Ausfallsicherheit dank strukturierter Datenablage

Auch ein PLM-System kann ausfallen. Es handelt sich um ein Computerprogramm und hier kann es sowohl vonseiten der Entwickler als auch vonseiten der Anwender zu Fehlern kommen. Doch was dann? Schließlich werden die Daten weiterhin für den produktiven Betrieb benötigt. Der Administrator des PDM Systems GAIN Collaboration, kommt dennoch schnell und einfach an die benötigten Daten, da diese nicht kryptisch verschlüsselt im Netz liegen, sondern nach Jahr und Anwendung auf dem Server gespeichert werden. Somit ist ein direkter Datenzugriff durch den Administrator möglich, was es für Unternehmen enorm komfortabel macht, im Falle eines Ausfalls an die dringend benötigten Daten zu kommen. Zudem ist die Funktionalität des Programms in der Regel schnell wiederhergestellt, sodass auch hier keine längeren Arbeitseinbrüche zu befürchten sind. Darüber hinaus kann eben in dringenden Fällen jede Datei vom Administrator einfach abgerufen werden, selbst wenn das System an sich aktuell nicht funktioniert.

Fazit: Ein PLM senkt die Risiken und erhöht nachhaltig die Produktivität

Die Implementierung eines PLM ist für viele Unternehmen zunächst einmal eine Umstellung. Denn gewohnte Arbeitsweisen und Arbeitsschritte müssen in eine neue Arbeitsumgebung überführt werden. Es dauert etwas, bis sich die neu geschaffenen Abläufe bei den Mitarbeitern gefestigt haben. Danach werden die Vorteile der Umstellung schnell deutlich. Schnellere und produktivere Arbeitsleistungen, eine bessere Datenkontrolle und vor allem der einfachere Zugriff auf alle relevanten Daten sorgen für eine nachweisliche Verbesserung aller relevanten Kennzahlen und für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz.