Wie Sie mit ERP und PDM Ihr
PLM-Konzept in Fluss bringen
Der Austausch zwischen ERP und PDM:
Für die zunächst größte PLM-Wertschöpfung
Das Rückgrat der zunächst digitalen und im Weiteren der physischen Produktentstehung bilden das Produktdaten-Management (PDM) und das Enterprise-Ressource-Planning (ERP). Durch eine entsprechende Integration und Abgrenzung dieser autonomen Systeme miteinander bzw. voneinander können aus ERP und PDM alle Informationen für eine stringente Produktentwicklung gewonnen werden.
Das PDM-System:
Virtuelle Produktdaten …
Ein PDM System (Product Data Management) unterstützt Unternehmen dabei, ihren virtuellen Prototyp zu entwickeln. Vom ersten Entwurf, über CAD-Konstruktionen bis hin zu den Vorgaben für die Fertigung. Zahlreiche Produktdaten werden so im Laufe gespeichert, geteilt und organisiert.
Produkt-Daten (Beispiele):
- Produkt-Beschreibung, Aussehen und Funktion
- Konstruktionsdaten aus CAD Anwendungen
- Produktbeschaffenheit wie Material, Beschichtung oder Gewicht
- Metadaten von Artikeln oder Stücklisten
- Grafiken, Produktbeschreibungen, Wartungs- und Elektropläne
- Produkt-Entwicklungsstände wie Erstell- oder Prüfdatum
Das ERP-System:
… für die materielle Reproduktion
Das ERP System (Enterprise Ressource Planning) greift die virtuellen Produktdaten für die Planung und Steuerung der Produktion dieser Produkte auf. Im ERP laufen etwa die Stücklisten aus der Konstruktion mit den Aufträgen aus dem Vertrieb zusammen. Im Weiteren generiert das ERP System daraus die Mengen-, Kapazitäts- und Ressourcenplanung.
ERP-Daten (Beispiele):
- Fertigung: Planung von Materialbedarf und Produktion sowie Qualität
- Vertrieb: Kommunikation Interessenten & Kunden, Angebote, Aufträge
- Konstruktion: Produktentwicklung, Stücklisten
- Beschaffung: Anfragen, Verträge
- Finanzen: Kreditoren und Debitoren, Finanzberichte
Nebeneinander:
Wenn ERP und PDM
nicht voneinander wissen
In vielen Unternehmen integrieren ERP- und PDM-System bereits Daten aus dem Lebenszyklus eines Produkts. Seien es Stücklisten (BOM), Stammdaten von Artikeln oder Material oder Teilestammdaten. Oft jedoch auf beiden Seiten nicht aktuell bzw. vollständig miteinander abgeglichen.
Dann können unnötige und gefährliche Redundanzen oder Fehlinformationen mit erheblichen Folgen die Konsequenz sein.
Miteinander:
Wenn ERP und PDM
dieselbe Sprache sprechen
Können alle Mitarbeiter exakt auf dieselben Daten zugreifen, birgt dies enorme Potenziale:
- Verbesserter Informationsfluss
- Mehr Effizienz für eine höhere Produktivität.
- Abstimmungen, etwa zwischen Fertigung und Beschaffung oder auch Vertrieb, entfallen.
- Redundanzen aufgrund manueller Eingaben sind ausgeschlossen
- Viele manuelle Nacharbeiten, in der Regel im ERP-System, entfallen
- Einsparung von Personalkosten
- Die Produktqualität kann besser überwacht werden.
Mit ERP und PDM nach und nach zum PLM?
Für mehr Effizienz bei gleichzeitiger Kostensenkung braucht es digitale Lösungen zur Organisation von Produktinformationen, Prozesse und Aktivitäten. Je nach Unternehmensgröße und Zielsetzung führen verschiedene Wege zum Ziel:
- Die Implementierung eines PLM-Systems als eine in sich geschlossene Gesamtlösung.
- Die Verknüpfung oder der Ausbau bestenfalls bereits eingeführter, vertrauter Systeme.
Aufwendig:
Die Eierlegende Wollmilchsau
Ein PLM-System deckt alle Phasen des gesamten Produktlebenszyklus (Konzeption – Entwurf – Konstruktion – Produktion – Marketing – Vertrieb – After Sales) innerhalb eines geschlossenen Systems ab. Insofern liegt auf der Hand: Ein solches PLM-System ist komplex und auch kostenintensiv. Überdies bringt es einen erheblichen unternehmensweiten Einführungs- und Umstellungsaufwand mit sich. Für KMU sind solche Lösungen aus unserer Sicht überdimensioniert bzw. ungeeignet.
Anmerkung: Die Begriffe PDM und PLM werden – von Anwendern und auch Software-Herstellern – oft synonym oder vermischt (“PDM-PLM”) verwendet.
Auf bestehende Systeme aufbauen
Meist ist ein ERP- und/oder PDM-System in vielen Unternehmen bereits vorhanden und gänzlich oder teilweise über eine ERP-Kopplung verknüpft. Dank der so gewachsenen Erfahrungen wissen Mitarbeiter heute sehr genau, was sie wünschen und was nicht. Was liegt näher, als hierauf aufzubauen? Einzelne Systeme oder ihre Verbindung zu optimieren.
Auf diese Weise entsteht sicherlich noch kein vollständiges PLM Konzept. In jedem Falle jedoch ein erster großer, wertvoller Schritt in die richtige Richtung. Schließlich bilden PDM und ERP die wesentlichsten Bestandteile eines PLM Systems.
Praxis-Tipps:
Kleiner Fahrplan zur ERP-PDM Kopplung
Übersicht:
Details zur ERP-PDM Kopplung:
Kopplungsart: Welche Kopplung wünschen Sie?
Gemeint ist die physische Kopplung. Mit GAIN Collaboration stehen Ihnen vier Kopplungsarten zur Verfügung.
Physische Kopplungen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Art der Implementierung, der Nutzung, Ihrer Investitionsbereitschaft und weiteren Einflussfaktoren.
Beispielfragen:
- Wünschen Sie einen bidirektionalen Datenaustausch?
- Möchten Sie Abfragen von einem System ins andere durchführen können? Beispielsweise vom PDM-System aus zu einem ERP-Artikel den Lagerbestand abfragen.
- Sollen im ERP System zu Artikeln Dokumente wie Zeichnungen im PDF-Format als Anlage geführt werden (können)?
- Welches System soll in Ihrem Unternehmen die Hoheit bei der Artikelanlage haben?
- Sollen Artikelnummern manuell oder automatisch erzeugt werden?
- Soll für eine automatische Artikelnummer im PDM-System ein Nummernbereich festgelegt werden?
- Sollen im ERP-System Artikel revisionsfähig sein? Oder anders: Existieren im ERP-System mehrere Versionsstände zu einem Artikel mit anhängenden Stücklisten? Oder soll sich lediglich die Version, der Index ändern?
Prozesse definieren: Entwickeln Sie Ihre gewünschten Prozesse
Legen Sie fest, zu welchem Zeitpunkt welcher Prozess ausgeführt werden soll. Was soll passieren, wenn etwa ein Artikel angelegt wird? Oder wenn eine Änderung, Kopie, Revision oder gar eine Status-/Zustandsänderung erfolgt?
Und: Bei welchen Prozessen, welchen Events, bilden beide Systeme eine Schnittmenge? Wo treffen Prozesse aufeinander?
Was soll geschehen (Beispielfragen), …
… wenn ein Artikel im PDM System neu angelegt oder kopiert wird?
Soll die Artikelanlage oder Kopie dann auch automatisch im ERP angelegt werden?
… wenn ein Dokument geändert wird, das im PDM System zu einem Artikel gehört?
Welche Informationen sollen dann vom Dokument zum PDM-Artikel hin abgeglichen werden? Das Material, das Gewicht oder Bezeichnungen? Und: Sofern der Artikel bereits im ERP-System geführt wird, soll er dann dort zeitgleich aktualisiert werden?
… wenn sich die CAD-Stückliste eines Dokumentes, das im PDM zu einem Artikel gehört, ändert?
Zu welchem Zeitpunkt soll dann im Anschluss die Stückliste des PDM-Artikels bzw. des ERP-Artikels aktualisiert werden? Soll die Aktualisierung automatisch oder manuell erfolgen?
… wenn sich der Status eines ERP-Artikels ändert?
Soll dann der Status des PDM-Artikels ebenfalls geändert werden? Soll der ERP-Status einen Einfluss auf den PDM-Artikelstatus haben? Falls ja, welche Auswirkung hat dies auf zugehörige Dokumente?
Technik: IT Anforderungen und Spezifikation
Sind die physische Kopplung wie auch die Prozesse definiert, ergeben sich die Anforderungen an die Technik.
Je nach Kopplungsmethode müssen seitens der IT-Infrastruktur einige technische Punkte geklärt, definiert und umgesetzt werden:
- Müssen Laufwerke oder Zugriffe im Netzwerk angepasst werden?
- Welche Berechtigungen auf Datenbanken und ggf. Cloud- oder FTP-Server müssen eingerichtet werden?
- Unter welchen Benutzern laufen Prozesse und welche Berechtigungen sind erforderlich?
- Reichen Speicherkapazitäten beispielsweise an Übergabeverzeichnissen aus?
- Muss ggf. weiter Hardware und Software angeschafft werden?
- Wo sind unter Umständen Einstellungen in Firewalls vorzunehmen?
Der Leitfaden: Das Lastenheft
Alle getroffenen Definitionen und Spezifikationen fließen in ein Lastenheft ein. Hierin sind die einzelnen Spezifikationen so weit wie möglich detailliert beschrieben. Das Lastenheft ist der Leitfaden zur Implementierung der Kopplung. Und letztlich auch die Basis für ein finales Angebot, für die finalen Kosten.
Das Projektteam
Das Projektteam ist verantwortlich für alle mit der Neueinführung verbundenen Aufgaben: Planung, Implementierung, Korrekturen & Optimierungen sowie – nach Schulungen – dem späteren Support gegenüber Kollegen.
Teammitglieder sind verschiedene Personen- bzw. Gruppen:
- Sie, der Kunde bzw. Anwender
- Die IT-Abteilung oder externer IT-Dienstleister des Kunden
- Das PDM-Systemhaus bzw. der Hersteller des PDM-Systems
- Das ERP-Systemhaus bzw. der Hersteller des ERP-Systems
- Ein EDV-Systemhaus, sofern die gesamte IT ausgelagert ist
Aus jeder Gruppe sollten Sie mindestens eine Person dem Projektteam zuordnen, welches sich mit den Kopplungsthemen befasst. Jede Person mit ihrem Bereich und übergreifend mit anderen Personen des Teams.
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