Historia de éxito de PDM: Budde Fördertechnik

Asunto dominado: migración integral de PDM y despliegue entre sucursales

Cuando se trata de optimizar el flujo de materiales y la logística operativa «just in time», los expertos de BUDDE Fördertechnik reciben muchos encargos. Este proveedor de servicios integrales con más de 50 años de experiencia en todo el mundo ofrece tanto elementos individuales de transporte estándar como soluciones de sistema personalizadas.
La empresa también suministra los controles eléctricos o las plataformas de construcción de acero a juego. Desde transportadores telescópicos, de cinta o de rodillos, hasta sistemas de clasificación como los clasificadores automáticos o de interruptor basculante utilizados en la logística de paquetería: Los elementos de transporte de la empresa de Bielefeld se encuentran en cualquier lugar donde se requiera un transporte y clasificación «just in time» y fiable: por ejemplo en Esprit, Zalando, DPD, GLS, DHL, UPS o Amazon.

Numerosas piezas en más de 30 000 documentos

Las piezas individuales o los módulos son correspondientemente numerosos y diversos: desde pequeños soportes o piezas planas de acero hasta componentes acabados como un transportador telescópico. Alrededor de 25 ingenieros de diseño en la sede de Bielefeld diseñan y modelan lo que hace avanzar a las mercancías transportadas por sus clientes.
En la actualidad, la empresa de Bielefeld gestiona unos 30 000 documentos en el sistema PDM. Se trata, por ejemplo, de planos generales en 3D, documentos de oficina, PDFs y fotos, y también DWGs y XREFs. O datos externos, como los planos de los arquitectos, que se incorporan a los dibujos como referencias. En la actualidad, la mayor parte de los datos CAD siguen estando determinados por los datos de AutoCAD. Gracias a las empresas asociadas y a la historia de la tecnología de transporte de BUDDE, los expertos en transporte trabajan hoy también con sistemas CAD como AutoCAD Mechanical, SolidWorks, Solid Edge y Autodesk Inventor.

Sin embargo, la sustitución del sistema de gestión de datos de productos (PDMS) Autodesk Productstream Professional (PSP) era inminente. Un sistema PDM en el que BUDDE Fördertechnik confía desde hace 17 años.

El cambio a GAIN Collaboration

Roman Mazurek-Bäumer, Jefe de Planificación Estratégica: «El producto sucesor de Autodesk Vault recomendado por Autodesk no nos convenció. En este sentido, llevamos bastante tiempo buscando un sucesor adecuado para PSP. Y obtuve muchos presupuestos de diferentes áreas. GAIN Collaboration nos llamó la atención enseguida porque es muy similar al entorno de PSP y conserva las estructuras. Recuerdo que hace muchos años se hablaba de la fusión de los productos GAIN Collaboration y PSP, por aquel entonces todavía bajo el nombre de Compass.
GAIN Software realizó una presentación exhaustiva del producto, que poco a poco nos llevó a conocer más y más detalles. Al final, GAIN Collaboration nos convenció por su diseño general, las características y el precio: nuestros empleados se manejan muy bien con el software, rápidamente y de la forma habitual. GAIN Collaboration gestiona los datos autónomos en un entorno estructurado. Además, es muy ventajoso que los datos físicos de GAIN Collaboration no estén encriptados en algún lugar sin posibilidad de acceso. Más bien, se encuentran en un lugar determinado de una estructura predefinida. Esto significa que incluso si el entorno de GAIN Collaboration dejara de estar disponible, se puede acceder a los datos y seguir trabajando en forma de escenario de copia de seguridad».

Siempre al día con varias ubicaciones

La empresa de Bielefeld ha externalizado gran parte de su producción a la ciudad hanseática de Kamen, en Renania del Norte-Westfalia, y a Schmalkalden, en Turingia. Mazurek: «Trabajar en distintas ubicaciones con GAIN Collaboration es muy práctico: en las réplicas completas bidireccionales que utilizamos principalmente, GAIN Collaboration sincroniza imperceptiblemente los documentos físicos y los metadatos en segundo plano con nuestra ubicación en Schmalkalden. El sistema de derechos nos deja decidir cuándo replicar los cambios de los documentos a Schmalkalden. Así estamos siempre al día en ambos lugares».

Migración de CAD PDM: Transferencia de datos de diferentes épocas

Mazurek: «Primero tuvimos que pasar de AutoCAD 2008 a AutoCAD 2017 con el sistema CAD. Además, teníamos muchos datos que se habían creado con AutoCAD 2000, entre otras cosas. Además, los dibujos creados con AutoCAD Architecture y MDT. Para poner las cosas peor, la migración a PSP 2009 en ese momento ya había generado muchos errores. En definitiva, unos datos que supusieron un reto durante la migración.

Para la introducción de PDM, primero probamos ampliamente GAIN Collaboration en un entorno de pruebas. El sistema se optimizó de tal manera que todos nuestros flujos de trabajo pudieran llevarse a cabo de forma limpia. Como siguiente paso, migramos una base de datos completa de PSP a la base de datos de GAIN Collaboration. Ahora podemos empezar a trabajar con algunos datos físicos en el servidor de pruebas. Como solo habíamos hecho pruebas con unos pocos datos, lamentablemente solo reconocimos un gran número de problemas más tarde, durante la migración real. En este punto recibimos un gran apoyo de GAIN Software. Con un programa especial adicional, fue posible corregir las referencias que faltaban en los dibujos y que se habían colado en PSP.

Resultó ser una ventaja que GAIN Software hubiera ampliado su programa de migración hasta el punto de poder migrar todos los documentos CAD de diferentes épocas, es decir, transferirlos de PSP a GAIN Collaboration. Debido a los diferentes datos y a los problemas resultantes, el cambio de PSP a GAIN Collaboration llevó naturalmente algún tiempo. Una vez completada la migración, todo lo demás fueron minucias, cuestiones de estética, por así decirlo», sonríe Mazurek.
Y subraya: «Solo puedo recomendar que se migre primero la base de datos completa, incluidos todos los datos físicos. Y luego trabajar en un entorno de prueba separado antes de ponerse realmente en línea. Aunque esto suponga una mayor inversión».

GAIN Collaboration apoya en varios departamentos

Además de la variante GAIN Collaboration Professional para gestionar los datos de los productos en los puestos de trabajo de diseño, Compras y Ventas utilizan la variante Office para buscar y editar documentos no CAD.
Los departamentos de preparación del trabajo, compras y pedidos están equipados con GAIN Collaboration View para una rápida comprobación en el flujo de trabajo.

Trabajando con GAIN Collaboration: echando la vista atrás a PSP

Mazurek: «La usabilidad y el rendimiento de PSP y GAIN Collaboration son muy similares. Y ese fue y es uno de los criterios más fuertes de GAIN Collaboration. También que con tantos documentos podamos llegar a nuestro objetivo de forma directa y rápida con unos pocos clics a través de una búsqueda global. GAIN Collaboration nos ofrece la posibilidad de seguir utilizando los filtros que conocemos de PSP. Archivamos los dibujos y los modelos —como estamos acostumbrados en PSP— mediante la función de arrastrar y soltar. O también mediante una nueva entrada utilizando una plantilla individual predefinida por nosotros».

Cooperación y asistencia sin complicaciones con y desde GAIN Software

Mazurek: «En BUDDE Fördertechnik somos muy flexibles e idealmente queremos una filosofía similar de nuestros socios. Esta flexibilidad fue un factor importante a la hora de elegir GAIN Software. La comunicación y la tramitación con GAIN Software son muy sencillos.
La asistencia telefónica y por correo electrónico de GAIN Software es rápida y buena. En caso de necesidad, no hay que sacar un número. En lugar de un sistema de tickets, tienen una persona de contacto competente al teléfono. Una colaboración muy relajada».