Historia de éxito de PDM:
HIDRÁULICA DE POTENCIA

Bloque de control

POWER-HYDRAULIK GmbH:
Productos para una mayor potencia hidráulica

POWER-HYDRAULIK, con sede en Sulz am Neckar (Alemania), es un fabricante de controles hidráulicos, divisores de caudal, centrales compactas y controles electrónicos.

Con unos 90 empleados y sus propias instalaciones de producción y montaje, la empresa suministra a muchas industrias diferentes. Los productos se utilizan en maquinaria agrícola y de construcción, en tecnología municipal y en
máquinas estacionarias, así como en una amplia gama de aplicaciones especiales.

Fundada en 1977, la empresa desarrolla y diseña todos sus productos de forma individual para satisfacer las diversas necesidades de sus clientes….

Érase una vez: Microsoft Explorer

En años anteriores, cuando sólo uno y luego dos diseñadores podían cubrir las necesidades de diseño, se utilizaba una estructura de directorio en el Explorer y, si era necesario, se llegaba a acuerdos. Hasta entonces, el
La empresa creció: se añadieron más diseñadores y desarrolladores. Además, los estudiantes del DHWB apoyan de vez en cuando al departamento de diseño. El antiguo sistema Explorer y los acuerdos ya no estaban actualizados.

El objetivo: la digitalización en la construcción

Con algunas solicitudes de productos de departamentos adyacentes que iban más allá de la gestión de datos de productos propiamente dicha, los dos directores de proyecto de la empresa Sulzer comenzaron a buscar un sistema PDM adecuado en la primavera de 2019. Y ya aquí GAIN Collaboration podría convencer con algunos puntos.

Dieter Kramer, director de proyectos e ingeniero de diseño de POWER-HYDRAULIK: «Por un lado, GAIN Collaboration ofrece excelentes o profundas conexiones de interfaz con amplias funcionalidades y un manejo intuitivo. Además, ofrece muchas posibilidades de adaptación a las necesidades y estructuras de nuestra empresa. Desde el principio nos dimos cuenta de que podíamos cumplir nuestros objetivos bien y con relativa facilidad con GAIN Collaboration. Entre otras cosas, el mapeo de nuestros procesos establecidos.

Algunos sistemas alternativos de PDM que examinamos no nos convencieron. Demasiado complejo para nuestras necesidades; el coste y el esfuerzo administrativo serían demasiado elevados. Las limitadas posibilidades de otras soluciones de interfaz tampoco inspiraron».

Lista de deseos: las especificaciones

Tras una presentación detallada del sistema PDM, los distintos requisitos del sistema PDM se plasmaron en una especificación de requisitos en un taller.
Primero de forma aproximada y luego, en colaboración con GAIN Software, de forma cada vez más fina. Así, los requisitos se fueron concretando:

• Gestión de archivos de documentos de Inventor y AutoCAD, así como de documentos relacionados con el producto en forma de documentos de MS Office, imágenes y archivos PDF en GAIN Collaboration.
• La posibilidad de crear carpetas de ofertas digitales en las que se pueden recoger los documentos de acompañamiento.
• La posibilidad de convertir la carpeta de ofertas existente en una carpeta de artículos mediante una función del sistema PDM.
• Clasificación del producto / lista de características: Transferencia de datos/clases existentes para varios grupos de productos desde un sistema ERP existente.
• Gestión del cambio digital: Creación de solicitudes de cambio desde las respectivas carpetas de artículos mediante un generador de números y un flujo de trabajo definido por los distintos departamentos.

Fase de prueba

El objetivo de la fase de prueba exhaustiva era conocer y probar diferentes procesos y formas de trabajar en la Colaboración GAIN. Para ello, se han importado o migrado al sistema PDM varios archivos de Inventor y AutoCAD.

Los usuarios clave definidos para la fase de prueba fueron principalmente los diseñadores y, posteriormente, los empleados de ventas y preparación del trabajo.

Dieter Kramer: «La fase de prueba antes de la puesta en marcha real fue muy importante para nosotros desde el principio. También por nuestra experiencia con otros productos de software. Con los usuarios clave seleccionados, teníamos cubiertos los puntos esenciales. Esto nos permitió contrarrestar ciertos imponderables en la puesta en marcha desde el principio».

Migración estructurada gracias a las herramientas de migración

Al final hubo que importar unos 35.000 conjuntos de datos a GAIN Collaboration antes de la puesta en marcha, la activación del sistema PDM.

Dieter Kramer: «En este punto hemos podido trabajar muy estrechamente y bien con GAIN Software. Hemos puesto a disposición los datos a importar, en parte por etapas, a través de una nube y un disco duro externo.

A continuación, los técnicos de GAIN Software asignaron nuestros datos a los campos adecuados utilizando sus herramientas de migración. Lo que destaca aquí es la excelente calidad en la que finalmente encontramos nuestros datos en GAIN Collaboration».

Dagmar Küdde, miembro del equipo de diseño, añade: «Además, GAIN Software importó nuestros artículos de nuestro sistema ERP a GAIN Collaboration y creó allí carpetas de artículos.

En la posterior importación de las clasificaciones, los artículos se vincularon a sus documentos incluyendo las clases asociadas y los valores de las características se escribieron en los registros de los documentos. Esto nos ha ahorrado semanas de trabajo manual».

Formación en 2 días

En dos días se formó a 7 usuarios de diseño, desarrollo, preparación del trabajo, compras y ventas técnicas. Dagmar Küdde: «Con un poco más o menos de ayuda para la puesta en marcha, todos los empleados encontraron una buena introducción a nuestro nuevo sistema PDM. Pudimos responder a todas las preguntas sin respuesta de los usuarios del sistema, así como de los usuarios clave».

Nuevos pasos hacia la digitalización de la construcción

Documentos digitales de producción y montaje

Kramer: «Antes trabajábamos mucho con formularios de papel y acuerdos entre nosotros. Ahora hemos dado claramente otro gran paso hacia la digitalización. Y eso ya está dando sus frutos varias veces».

Flujos de trabajo para reducir los tiempos de producción

Para la gestión de los cambios, el flujo de trabajo adecuado para POWER-HYDRAULIK podría ahora establecerse con GAIN Collaboration. «Para los cambios, ahora tenemos el procedimiento de antes, cuando todavía trabajábamos con papel, en el sistema PDM. Esto pasó y sigue pasando por muchos departamentos de nuestra empresa, hasta la programación, la preparación del trabajo, las compras, etc. Esto acorta considerablemente el plazo de entrega a través de la empresa», afirma Dagmar Küdde. Y además: «Estamos encantados con la realización de este flujo de trabajo en GAIN Collaboration. En un futuro próximo, queremos iniciar otro flujo de trabajo para nuestras piezas compradas».

Buscar y encontrar sin fronteras

Encontrar ciertas piezas rápidamente siempre ha sido un punto importante para los empleados de POWER-HYDRAULIK. En cuanto a la búsqueda y el hallazgo, SAP no fue convincente en este caso. En cambio, GAIN Collaboration, con sus potentes herramientas de búsqueda, permite realizar búsquedas muy específicas. Dagmar Küdde: «En el sistema estándar ya se pueden hacer varias búsquedas. La forma que se adapte a cada individuo. Ahora, con el módulo adicional de clasificación, no queda nada que desear».

Convertir las ofertas en artículos

Los documentos de GAIN Collaboration se ofrecen en carpetas de oferta digital, los llamados contenedores. Puede utilizarse para resumir los dibujos de los presupuestos, así como los documentos que los acompañan.

Dieter Kramer: «Esta carpeta de ofertas fue un punto muy importante y bueno que pudimos implementar en el sistema. Hasta ahora, teníamos que escanear todo lo que aparecía en la página. Y no se trata sólo de documentos de producción, sino de todo lo que pertenece a un proceso. En cuanto a la gestión de la calidad, también tenemos que almacenar todos estos procesos y aportar pruebas de ellos durante años. La sencilla opción de documentación en el sistema PDM nos ahorra mucho tiempo cada día.

Con el pedido, simplemente convertimos esta carpeta de ofertas en una carpeta de artículos. Asignamos un número de artículo en el sistema y así continuamos el proceso ahorrando tiempo. Más o menos un pequeño ciclo de vida del producto que permite una declaración rápida y de alta calidad y también nos da una visión general óptima en caso de reclamación.

Porque ahí se puede ver muy rápidamente cuántos cambios se han hecho. Y también encuentra rápidamente cualquier documento auxiliar adjunto. Las declaraciones y la calidad de los datos han mejorado notablemente en este sentido».

Clasificación

La clasificación de los datos del producto desempeña un papel importante en POWER-HYDRAULIK. Las características de las distintas herramientas y accesorios de los bloques de control son demasiado diversas como para trabajar eficazmente con ellas sin la correspondiente clasificación.

Las clasificaciones ya se utilizaban en el sistema ERP Infor:NT utilizado anteriormente. Ahora esta parte se utiliza únicamente a través de la extensión «Clasificación» en GAIN Collaboration.

Dieter Kramer: «Hoy podemos buscar con flexibilidad hasta 9 características temáticas en seis clases. Desde los grupos de productos individuales hasta los datos de las herramientas. Esto beneficia a nuestro departamento de ventas para el cálculo de nuevas piezas y la búsqueda de productos existentes. O también para la indicación de bloques similares como referencia en las ofertas.

Ahora que queríamos normalizar este tema, GAIN Software nos asesoró en detalle sobre el uso de las características del sujeto en general, es decir, independientemente del software. Suele ser un acto de equilibrio con el tema de la clasificación. ¿Cuántos campos se establecen, cuál es el beneficio y cuál es el análisis coste-beneficio? Al final, adoptamos el sistema de características en gran medida como lo teníamos originalmente. Sólo que ahora somos considerablemente más rápidos».

Echemos un vistazo: Documentación y resumen

En la actualidad, POWER-HYDRAULIK gestiona de forma coherente todos los datos relativos al desarrollo o las modificaciones de un proyecto del cliente en el sistema PDM.

«Se trata principalmente de datos procedentes de Autodesk Inventor o AutoCAD. Además, los archivos neutros, como los PDF que documentan las hojas de datos o las aprobaciones. También registramos la correspondencia y los correos electrónicos de esta manera. Esta forma de documentar vale la pena», dice Kramer.

Software GAIN: Por favor, apoye

Dagmar Küdde: «Los tiempos de respuesta del soporte de GAIN Software nos parecen extraordinariamente buenos. Especialmente en la industria del software. Nuestras preguntas fueron siempre respondidas de forma competente y, en la mayoría de los casos, con poca antelación. Las conversaciones con nuestros contactos de tecnología y ventas son colegiales, casi amistosas».

Un año después de la introducción

Tras un buen año de uso interdepartamental, todos los empleados están contentos de contar con el apoyo de GAIN Collaboration.

Dagmar Küdde: «Encuentras rápidamente lo que buscas. GAIN Collaboration ofrece una interfaz clara y su funcionamiento es también intuitivo. El sistema nos ha funcionado bien y es estable, sin ningún fallo».

Dieter Kramer añade: «También por mi parte la respuesta es positiva. Me gusta trabajar con GAIN Collaboration. En cualquier caso, la inversión en este sistema flexible ha merecido la pena. También estamos bien preparados para el futuro, ya que el sistema es ampliable. Sin duda, más adelante integraremos más, lo que aumentará nuestra productividad».