Adaptabilidad

Todos los ajustes de GAIN Collaboration System pueden configurarse individualmente mediante menús gráficos:

• Configure las pantallas de entrada, las cajas de herramientas y los menús de forma individual y cómoda durante el tiempo de ejecución del sistema.
• Diseñe usted mismo las pantallas de búsqueda y las estructuras de las carpetas para agilizar la búsqueda y localización de los documentos.
• Personalice toda la interfaz de usuario de GAIN Collaboration de forma rápida e individual mediante sencillos menús de configuración.

Personalice, por ejemplo…

• la configuración de la comparación de propiedades para los documentos
• la creación de formatos neutrales
• la configuración de los visores utilizados
• la gestión de estados
• la gestión de licencias y actualizaciones
• el ajuste de la base de datos

El generador de números integrado en GAIN Collaboration garantiza la unicidad de los documentos almacenados. ¿Tiene deseos especiales en cuanto a la forma de indexación? GAIN Collaboration también destaca aquí por su gran flexibilidad.

Las normas y los reglamentos se utilizan para controlar y mantener los derechos de acceso en las empresas. De este modo se aceleran los procesos. Si el estado cambia, el derecho a un documento también cambia.

Puede establecer conjuntos de reglas en cualquier momento mediante flujos de trabajo y permisos especiales en GAIN Collaboration. La administración de usuarios le muestra un resumen de todas las reglas asignadas.

• Asignación de los empleados a los grupos
• Determinar qué personas o grupos están sujetos a qué normas

¿Qué metadatos del documento, como el peso o el material, son relevantes para su negocio?

En GAIN Collaboration, simplemente se definen estas especificaciones a través de la comparación gráfica de propiedades. En el siguiente paso, se determina el intercambio de estos metadatos (propiedades) entre GAIN Collaboration y documentos específicos:

1. Bidireccional,
2. del documento a GAIN Collaboration,
3. o viceversa.

El cambio de documentos forma parte del programa. Puede establecer procesos de cambio personalizables para poder seguir todos los cambios en cualquier momento. Puede realizar una revisión tanto de documentos individuales como de estructuras completas.
A diferencia de la entrada del historial, GAIN Collaboration le ofrece una visión general de todos los cambios realizados en un documento a través del historial de cambios:

• ¿Quién ha realizado una auditoría y cuándo?
• ¿Cuándo se creó un documento?
• ¿Quién lo ha editado?
• ¿Quién lo ha cambiado?
• ¿Quién ha publicado el documento?

Puede configurar de forma fácil y flexible el proceso de edición de sus documentos con sus respectivas secuencias de estado en GAIN Collaboration. Vincule la información de estado individual con los derechos de los usuarios, que en su mayoría están sujetos a reglas.

Asigne diferentes documentos a distintos flujos de trabajo o secuencias de estado.

GAIN Collaboration ya le proporciona un gran número de campos de base de datos gratuitos en la versión estándar. Pero a veces no son suficientes.

Con la ayuda del editor gráfico de la base de datos puedes añadir fácilmente nuevos campos o incluso tablas. Y todo ello sin ningún conocimiento de SQL.

GAIN Collaboration asigna la información de los documentos mediante pantallas flexibles. Con el editor de pantallas gráficas, puede adaptar las pantallas —también diferentes— a sus deseos en tiempo de ejecución.

Una pieza de Inventor, por ejemplo, puede ser una pieza de producción o una pieza estándar. En este sentido, la pantalla puede tener un aspecto diferente.
Además de mostrar la información del documento, la pantalla también se utiliza para la búsqueda y creación de documentos.