Preguntas y respuestas

El director de informática pregunta…

¿Cuál es la arquitectura del sistema de GAIN Collaboration?

El sistema GAIN Collaboration es una arquitectura cliente/servidor. Cada ordenador que trabaja con GAIN Collaboration tiene su propia instalación local del GAIN Collaboration Client. El sistema principal, el GAIN Collaboration Server, se encuentra en un servidor.

¿Qué base de datos utiliza GAIN Collaboration?

GAIN Collaboration utiliza una base de datos SQL. En este caso, el servidor SQL depende del número de usuarios y de los datos a procesar. SQL EXPRESS puede utilizarse para pequeñas instalaciones. Para instalaciones más grandes con un gran número de usuarios y/o un alto rendimiento de datos, puede utilizar el servidor SQL Standard. La licencia del servidor SQL Standard depende del número de usuarios de GAIN Collaboration. Se requiere una licencia para cada usuario.

¿Cómo se archivan los documentos? ¿En la base de datos o físicamente?

Los documentos que se gestionan a través del GAIN Collaboration System se encuentran en un directorio de archivos (carpeta) en el Explorador de Windows. Ni los directorios ni los nombres de los archivos se encriptan ni se renombran de forma críptica. Dado que no se requiere ninguna autorización (Share) para archivar, el archivo no se puede encontrar en el Explorador de Windows ni en la red. Otra ventaja: como la ubicación de los documentos se gestiona de forma relativa en el sistema de GAIN Collaboration, es posible trasladar los documentos en cualquier momento y sin esfuerzo.

¿Cómo se instala GAIN Collaboration?

Básicamente, solo hay una instalación para el GAIN Collaboration Server. La instalación solo implica la configuración de un servicio y la asignación de una base de datos. El cliente se registra después de asignar el GAIN Collaboration Server. Las interfaces se registran automáticamente.

El administrador de CAD pregunta…

¿Cómo de fácil de usar es GAIN Collaboration para el usuario?

GAIN Collaboration es fácil de aprender y su manejo es flexible.

¿Cómo de flexible es la configuración de GAIN Collaboration?

GAIN Collaboration es fácil de configurar a través de los menús de configuración gráfica. Y además en cualquier momento, incluso sobre la marcha.
Además, un editor de bases de datos integrado le facilita la ampliación y adaptación de la base de datos SQL.

¿Cómo se integran las interfaces de GAIN Collaboration?

La integración de las interfaces de GAIN Collaboration en las aplicaciones individuales es muy profunda. GAIN Collaboration interviene y le apoya en todos los ámbitos del tratamiento de documentos.

¿Qué posibilidades ofrece la interfaz de programación?

Con la interfaz existente de la API de GAIN Collaboration basada en .NET Framework y C-Sharp (C#) se puede realizar cualquier ampliación con funciones adicionales o acoplamientos a otros sistemas.

¿Podemos conectar también GAIN Collaboration a nuestro ERP?

Sí, puede conectar GAIN Collaboration a cualquier sistema a través de su interfaz ERP. Puede transferir diferentes informaciones de GAIN Collaboration a su sistema ERP. Desde formatos de intercambio como Excel, XML o archivos de texto hasta el acoplamiento directo con la base de datos del ERP, todo es posible.
Por supuesto, también bidireccional: para la información del sistema ERP en GAIN Collaboration.

¿Cómo se actualiza GAIN Collaboration?

Puede importar fácilmente las actualizaciones. No se modifican los ajustes en el proceso. Se conservan todos los ajustes que hayas elegido.
El módulo de actualización de GAIN Collaboration comprueba automáticamente las actualizaciones. El administrador puede descargar una actualización a través del cliente de GAIN Collaboration y decidir cuándo debe aplicarse. La actualización tendrá lugar automáticamente en el servidor a la hora especificada. Los clientes se actualizan tan pronto como se inician.

¿Cuánto dura el seminario para administradores?

El seminario para administradores suele durar dos días. Aquí, los administradores aprenden sobre la configuración y administración del sistema. Si lo desea, y para mayor flexibilidad, puede aprender las técnicas de programación de GAIN Collaboration durante un día más.

¿Cómo se realiza la instalación?

La instalación es sencilla. En primer lugar, el directorio del GAIN Collaboration Server se coloca en un directorio del servidor de su elección.
A continuación, se configura un servicio para el Collaboration Server y se asigna la base de datos. El cliente recibe el directorio de clientes de GAIN Collaboration, que también puede colocar en cualquier lugar. Cuando el cliente se inicia por primera vez, busca su servidor. El cliente registra automáticamente las interfaces de las aplicaciones existentes. Cuando se configura por primera vez, el cliente requiere derechos de administrador.

¿Cambio de servidor?

También es fácil cambiar el GAIN Collaboration Server a otro servidor. Para ello, solo se copian en el nuevo servidor el directorio del GAIN Collaboration Server y en caso dado el propio archivo. A continuación, se configura el servicio de GAIN Collaboration: ¡Listo!

¿En qué forma recibimos la asistencia?

Nuestro servicio de asistencia le ayudará por teléfono y por correo electrónico. Con un módulo de mantenimiento remoto, GAIN Software o un socio le ofrece una asistencia rápida, directa y sin problemas.

El jefe de diseño pregunta…

¿Cómo nos beneficiamos de la GAIN Collaboration en detalle?

GAIN Collaboration puede automatizar muchos procesos y simplificar así la gestión diaria de los documentos para generar un menor número de consultas, así como estructuras claras y reducir errores. El resultado es una valiosa simplificación del trabajo en la labor diaria de diseño y documentación y también en los departamentos posteriores. A continuación se ofrece un resumen de todas las características de GAIN Collaboration.

¿Cómo pueden acceder otros departamentos a la información y los documentos?

En función de la configuración de los usuarios, los grupos de usuarios y las reglas de acceso que los respaldan, los usuarios pueden tener acceso de escritura, de lectura o solo a determinada información y documentos.

Con GAIN Collaboration View, por ejemplo, los usuarios de producción tienen acceso de solo lectura a los documentos. Así, solo puede verlos o imprimirlos. ¿Existen documentos auxiliares a los principales? Así, por ejemplo, se pueden recuperar directamente del sistema por medio de las compras o la preparación del trabajo para las consultas por correo electrónico.

¿Cuánto dura un curso de formación?

Los usuarios aprenden a utilizar el sistema en el seminario de usuarios en un día. Se enseña la navegación en la interfaz de usuario, su ajuste individual, así como las opciones de búsqueda con creación de filtros. También la creación, edición, copia y revisión de documentos.

¿Cómo es la implementación?

Antes de la implementación real, primero recibirá un entorno de prueba del GAIN Collaboration System con la configuración que desee. Tras una fase de prueba con sus empleados y su aprobación, cambiamos el sistema de prueba al sistema productivo.

¿Qué requiere la importación de datos?

La transferencia de datos se ejecuta automáticamente y solo hay que supervisarla. Si lo desea, también por su cuenta. Naturalmente, la duración de la transferencia de datos también depende de la cantidad, la variedad y la calidad de los archivos que se vayan a importar.

¿Qué tiempo de inactividad debemos esperar durante el despliegue?

La duración del tiempo de inactividad debido a la implementación depende de algunos factores. ¿Desea migrar (transferir datos) de un sistema de terceros a GAIN Collaboration? ¿O hay que transferir los datos que se almacenaban previamente en Explorer? Nosotros, en GAIN Software, o uno de nuestros socios de sistemas, nos aseguraremos, por supuesto, de que padezca el menor tiempo de inactividad posible. Simplemente póngase en contacto con nosotros. Tras una conversación inicial, estaremos encantados de reducir el tiempo necesario para su planificación.

El diseñador pregunta…

¿Es posible trabajar mediante la función de arrastrar y soltar?

Los documentos del Explorador o los correos electrónicos y los contactos de MS Outlook pueden almacenarse muy fácilmente en GAIN Collaboration mediante la función de arrastrar y soltar. También puede arrastrar y soltar documentos en una aplicación.

Al utilizar Autodesk Inventor, por ejemplo, puede arrastrar componentes desde GAIN Collaboration directamente a un módulo abierto.

¿Cómo puedo personalizar GAIN Collaboration para mí?

GAIN Collaboration es muy adaptable. Por un lado, puede configurar la interfaz de usuario como quiera. Desde la creación de carpetas y filtros hasta la visualización de las columnas en la tabla y la disposición de las ventanas.

Además, puede adaptar fácilmente GAIN Collaboration a las necesidades de su empresa. Más información sobre la adaptabilidad.

¿Cómo es la gestión de las autorizaciones/estados?

Las funciones de gestión del estado y autorización son claras. Puede personalizarlas fácilmente a través de una interfaz gráfica. En el caso de los documentos con enlaces o referencias, GAIN Collaboration tiene en cuenta las estructuras de los documentos y le ahorra así mucho trabajo a la hora de cambiar el estado.

¿Las interfaces cumplen bien con su tarea?

La integración de las interfaces de GAIN Collaboration en las aplicaciones individuales es muy profunda. GAIN Collaboration interviene y le apoya en todo lo relacionado con del tratamiento de documentos.

¿Cuánto dura un seminario?

El seminario para usuarios dura solo un día.

¿Qué documentos pueden almacenarse y editarse en GAIN Collaboration?

Dependiendo de la configuración del usuario, en GAIN Collaboration se puede almacenar, visualizar y editar cualquier documento: imágenes, vídeos, PDF, documentos de MS Office, datos CAD, ECAD o CAM. GAIN Collaboration siempre abre un documento con el programa asignado a la respectiva extensión de archivo en el sistema operativo.