Histoire d’une réussite PDM :
POWER-HYDRAULIQUE

Bloc de commande

POWER-HYDRAULIK GmbH :
Produits pour une puissance hydraulique accrue

POWER-HYDRAULIK, dont le siège est à Sulz am Neckar, est un fabricant de commandes hydrauliques, de diviseurs de débit, de groupes compacts et de commandes électroniques.

Avec près de 90 collaborateurs, sa propre production et son propre montage, l’entreprise livre dans de nombreux secteurs différents. Les produits sont utilisés pour les machines agricoles et les engins de chantier, dans la technique communale et pour
machines stationnaires, ainsi que dans de multiples applications spéciales.

Fondée en 1977, l’entreprise développe et conçoit tous ses produits de manière individuelle, en fonction des nombreux souhaits de ses clients…

Il était une fois : l’explorateur Microsoft

Il y a quelques années encore, lorsqu’un, puis deux constructeurs pouvaient répondre aux besoins de conception, on se débrouillait avec une structure de répertoire sur l’Explorer et, si nécessaire, avec des accords. A bientôt – le
L’entreprise s’est développée – d’autres constructeurs et développeurs sont venus s’ajouter. De plus, des étudiants du DHWB apportent de temps en temps leur soutien au service de construction. L’ancien système d’Explorer et ses accords n’étaient plus adaptés.

L’objectif : la numérisation dans la construction

Au printemps 2019, les deux responsables de projet de l’entreprise sulzeroise se sont mis à la recherche d’un système PDM adapté, avec quelques souhaits de produits de départements voisins allant au-delà de la gestion des données produit proprement dite. Et déjà là, GAIN Collaboration a su convaincre par quelques points.

Dieter Kramer, responsable principal du projet et concepteur chez POWER-HYDRAULIK : « GAIN Collaboration offre d’une part des connexions d’interface excellentes ou profondes avec des fonctionnalités étendues tout en étant intuitives. En outre, il offre de nombreuses possibilités d’adaptation aux exigences et aux structures de notre entreprise. Nous avons alors pu constater très tôt que GAIN Collaboration nous permettait de réaliser facilement et relativement simplement nos objectifs. Entre autres, la représentation de nos procédures établies.

Certains systèmes PDM alternatifs que nous avons examinés n’étaient pas convaincants. Trop complexe pour nos besoins ; les coûts et la charge administrative seraient trop élevés. Les possibilités limitées des autres solutions d’interface n’ont pas non plus suscité l’enthousiasme ».

Liste de souhaits : le cahier des charges

Après une présentation détaillée du système PDM, les différentes exigences du système PDM ont été consignées dans un cahier des charges lors d’un atelier.
D’abord grossièrement, puis de plus en plus finement en collaboration avec GAIN Software. C’est ainsi que les exigences se sont peu à peu concrétisées :

• Gestion des fichiers des documents Inventor et AutoCAD, ainsi que des documents liés aux produits sous forme de documents MS-Office, d’images et de fichiers PDF dans GAIN Collaboration.
• La possibilité de créer des dossiers d’offre numériques dans lesquels les documents d’accompagnement peuvent être rassemblés.
• La possibilité de convertir le dossier d’offre existant en un dossier d’article à l’aide d’une fonction du système PDM.
• Classification des produits / liste des caractéristiques : Reprise des données/classes existantes pour différents groupes de produits à partir d’un système ERP existant.
• Gestion numérique des modifications : Création de demandes de modification à partir des dossiers d’articles respectifs par le biais d’un générateur de numéros et d’un workflow défini par les différents départements.

Phase de test

L’objectif de cette phase de test approfondie était de découvrir et de tester différents processus et méthodes de travail dans GAIN Collaboration. Pour ce faire, différents fichiers Inventor et AutoCAD ont été importés ou migrés dans le système PDM.

Les utilisateurs clés définis pour la phase de test étaient en premier lieu des concepteurs, puis des collaborateurs du service commercial et de la préparation du travail.

Dieter Kramer : « Une phase de test avant la mise en service proprement dite était très importante pour nous dès le début. Aussi de notre expérience avec d’autres produits logiciels. Avec les utilisateurs clés sélectionnés, nous avions couvert les points essentiels. Cela nous a permis de parer d’emblée à certains impondérables lors de la mise en service ».

Une migration structurée grâce aux outils de migration

Environ 35 000 jeux de données ont finalement dû être importés dans GAIN Collaboration avant la mise en service du système PDM.

Dieter Kramer : « À ce stade, nous avons pu travailler en étroite et bonne collaboration avec GAIN Software. Nous avions mis à disposition les données à importer, en partie par étapes, via un cloud et un disque dur externe.

Les techniciens de GAIN Software ont ensuite attribué nos données aux champs correspondants via leurs outils de migration. Il faut souligner ici l’excellente qualité avec laquelle nous avons finalement retrouvé nos données dans GAIN Collaboration ».

Dagmar Küdde, collaboratrice du bureau d’études, ajoute : « En outre, GAIN Software a importé nos articles de notre système ERP dans GAIN Collaboration, où ils ont été créés sous forme de dossiers d’articles.

Lors de l’importation ultérieure des classifications, les articles ont été liés à leurs documents, y compris les classes correspondantes, et les valeurs de caractéristiques ont été écrites dans les enregistrements de documents. Cela nous a épargné des semaines de travail manuel ».

Formation en 2 jours

En l’espace de deux jours, sept utilisateurs issus de la construction, du développement, de la préparation du travail, des achats et du service technico-commercial ont été formés. Dagmar Küdde : « Avec un peu plus ou un peu moins d’aide au démarrage, tous les collaborateurs se sont bien adaptés à notre nouveau système PDM. En tant qu’utilisateur clé, nous avons pu répondre facilement aux questions encore en suspens des utilisateurs du système ».

De nouvelles étapes vers la numérisation de la conception

Documents numériques de fabrication et de montage

Kramer : « Avant, nous travaillions encore beaucoup avec des formulaires papier et des accords entre nous. Maintenant, nous avons clairement fait un autre grand pas vers la numérisation. Et cela a déjà porté ses fruits à plusieurs reprises ».

Des workflows pour réduire les temps de traitement

Pour la gestion des modifications, le workflow adapté à POWER-HYDRAULIK a pu être mis en place avec GAIN Collaboration. « Pour les modifications, nous avons maintenant dans le système PDM la procédure d’avant, lorsque nous travaillions encore avec du papier. Chez nous, cela a été et est toujours le cas dans de nombreux services de l’entreprise, jusqu’à la programmation, la préparation du travail, les achats, etc. Cela réduit considérablement le temps de passage dans l’entreprise », estime Dagmar Küdde. Et d’ajouter : « Nous sommes ravis de la réalisation de ce flux de travail dans GAIN Collaboration. Nous voulons bientôt lancer un autre flux de travail pour nos pièces achetées ».

Chercher & trouver sans frontières

Trouver rapidement certaines pièces a toujours été un point important pour les collaborateurs de POWER-HYDRAULIK. En ce qui concerne la recherche et la découverte, SAP n’a pas réussi à convaincre ici. En revanche, GAIN Collaboration, avec ses puissants outils de recherche, permet des recherches très spécifiques. Dagmar Küdde : « Dans le système, on peut déjà effectuer des recherches de plusieurs manières dans le système standard. Comme chacun l’apprécie individuellement. Maintenant, avec le module supplémentaire de classification, il n’y a vraiment plus rien à désirer ».

Transformer les offres en articles

GAIN Collaboration documente les offres dans des dossiers d’offres numériques, appelés conteneurs. Les dessins de l’offre ainsi que les documents d’accompagnement peuvent y être regroupés.

Dieter Kramer : « Ce dossier d’offre était un point très important et très bon que nous avons pu mettre en œuvre dans le système. Jusqu’à présent, nous devions scanner tout ce qui se trouvait sur la feuille. Et il ne s’agit pas seulement de documents de fabrication, mais de tout ce qui fait justement partie d’un processus. En ce qui concerne la gestion de la qualité, nous devons en outre enregistrer tous ces processus et les prouver pendant des années. La possibilité de documenter facilement dans le système PDM nous fait gagner beaucoup de temps au quotidien.

Lors de la commande, nous transformons simplement ce dossier d’offre en un dossier d’article. Nous attribuons un numéro d’article dans le système et c’est ainsi que nous avons poursuivi le processus en gagnant du temps. Plus ou moins un petit cycle de vie du produit, qui permet une déclaration rapide et de haute qualité et qui nous permet également d’avoir une vue d’ensemble optimale en cas de réclamation.

En effet, on y voit très rapidement combien de modifications ont été effectuées. Et trouve aussi rapidement les éventuels documents annexes. Les déclarations et la qualité des données se sont donc nettement améliorées ».

Classification

La classification des données de produits joue un rôle important chez POWER-HYDRAULIK. Les caractéristiques des différents outils et accessoires des blocs de commande sont trop variées pour qu’il soit possible de travailler efficacement avec eux sans une classification appropriée.

Les classifications étaient déjà utilisées dans le système ERP Infor:NT, utilisé précédemment. Désormais, cette partie est utilisée uniquement via l’extension « Classification » de GAIN Collaboration.

Dieter Kramer : « Aujourd’hui, nous pouvons rechercher de manière flexible jusqu’à 9 caractéristiques matérielles dans six classes. Des différents groupes de produits aux données d’outils. Notre service commercial en profite notamment pour calculer le prix de nouvelles pièces et rechercher des produits déjà existants. Ou encore pour indiquer des blocs similaires comme référence dans les offres.

Maintenant que nous voulions uniformiser ce sujet, GAIN Software nous a donné des conseils détaillés sur l’utilisation des caractéristiques matérielles en général, c’est-à-dire indépendamment du logiciel. En effet, il s’agit généralement de faire le grand écart avec le thème de la classification. Combien de champs faut-il créer, quel est le bénéfice ou le rapport coût/bénéfice ? En fin de compte, nous avons largement repris le système de caractéristiques tel que nous l’avions à l’origine. Sauf que maintenant, nous sommes beaucoup plus rapides ».

Aller jeter un coup d’œil : Documentation et aperçu

Aujourd’hui, POWER-HYDRAULIK gère systématiquement toutes les données relatives au développement ou aux modifications d’un projet client dans le système PDM.

« Il s’agit en premier lieu de données provenant d’Autodesk Inventor ou d’AutoCAD. En outre, les fichiers neutres tels que les PDF qui documentent les fiches techniques ou les validations. Nous conservons également la correspondance et les e-mails de cette manière. Cette manière de se documenter est rentable », explique Kramer.

Logiciel GAIN : s’il vous plaît support

Dagmar Küdde : « Nous trouvons les temps de réaction du support de GAIN Software extraordinairement bons. Surtout dans le secteur des logiciels. Nos questions ont toujours été traitées de manière compétente et principalement dans des délais courts. Les discussions avec nos interlocuteurs des services techniques et commerciaux sont collégiales, presque amicales ».

Un an après le lancement

Après un peu plus d’un an d’utilisation dans tous les départements, tous les collaborateurs apprécient le soutien de GAIN Collaboration.

Dagmar Küdde : « On trouve rapidement ce que l’on cherche. GAIN Collaboration offre une interface claire et son utilisation est également intuitive. Le système est bien rodé chez nous et fonctionne de manière stable, sans aucun plantage ».

Dieter Kramer ajoute : « De mon côté aussi, les réactions sont positives. J’aime travailler avec GAIN Collaboration. L’investissement dans ce système flexible s’est avéré payant dans tous les cas. Nous sommes également bien armés pour l’avenir, puisque le système est évolutif. Nous y intégrerons certainement d’autres éléments plus tard, ce qui augmentera notre productivité ».