PDM Success Story:
POWER-HYDRAULIK

Steuerblock

POWER-HYDRAULIK GmbH:
Produkte für mehr Hydraulik-Power

POWER-HYDRAULIK mit Sitz in Sulz am Neckar ist Hersteller von hydraulischen Steuerungen, Stromteilern, Kompaktaggregaten und elektronischen Steuerungen.

Mit rund 90 Mitarbeitern, eigener Fertigung und Montage liefert das Unternehmen in viele verschiedene Branchen. Die Produkte finden Anwendung bei Land- und Baumaschinen, in der Kommunaltechnik und bei
stationären Maschinen, sowie in vielfältigen Sonderanwendungen.

Das 1977 gegründete Unternehmen entwickelt und konstruiert alle Produkte individuell abgestimmt auf die vielfältigen Kundenwünsche..

Es war einmal: Der Microsoft Explorer

Als noch in früheren Jahren erst einer, dann zwei Konstrukteure den Konstruktionsbedarf abdecken konnten, behalf man sich mit einer Verzeichnisstruktur auf dem Explorer und bei Bedarf mit Absprachen. Bis dann – das
Unternehmen wuchs – weitere Konstrukteure und Entwickler hinzukamen. Überdies unterstützen DHWB-Studenten von Zeit zu Zeit die Konstruktionsabteilung. Da war dann das alte System aus Explorer nebst Absprachen nicht mehr zeitgemäß.

Das Ziel: Digitalisierung in der Konstruktion

Mit einigen über das eigentliche Produktdatenmanagement hinausgehenden Produktwünschen angrenzender Abteilungen machten sich die beiden Projektverantwortlichen des Sulzer Unternehmens im Frühjahr 2019 auf die Suche nach einem passenden PDM-System. Und bereits hier konnte GAIN Collaboration mit einigen Punkten überzeugen.

Dieter Kramer, Projekthauptverantwortlicher und Konstrukteur bei POWER-HYDRAULIK: „GAIN Collaboration bietet zum einen hervorragende bzw. tiefe Schnittstellenanbindungen mit umfangreichen Funktionalitäten bei intuitiver Bedienung. Im Weiteren bietet es viele Anpassungsmöglichkeiten an unsere Firmenanforderungen bzw. -strukturen. Da konnten wir schon früh erkennen, dass wir unsere Ziele mit GAIN Collaboration gut und relativ einfach umsetzen können. Unter anderem die Abbildung unserer etablierten Abläufe.

Einige alternative PDM Systeme, die wir uns ansahen, konnten nicht überzeugen. Zu komplex für unsere Anforderungen; der Kosten- und Verwaltungsaufwand wäre zu hoch. Auch die eingeschränkten Möglichkeiten anderer Schnittstellen-Lösungen begeisterte nicht.“

Wunschzettel: Das Pflichtenheft

Nach einer ausführlichen Präsentation des PDM Systems wurden in einem Workshop die verschiedenen Anforderungen an das PDM System in einem Lastenheft niedergeschrieben.
Zunächst einmal grob, und im Weiteren in Zusammenarbeit mit GAIN Software nach und nach immer feiner. So konkretisierten sich nach und nach die Anforderungen:

• Dateiverwaltung von Inventor und AutoCAD Dokumenten, sowie produktbezogener Dokumente in Form von MS-Office Dokumenten, Bilder und PDF-Dateien in GAIN Collaboration.
• Die Möglichkeit zur Erstellung digitaler Angebotsmappen, in denen begleitende Dokumente gesammelt werden können.
• Die Möglichkeit zur Wandlung der vorliegenden Angebotsmappe in eine Artikelmappe mittels einer Funktion im PDM System.
• Produktklassifizierung / Sachmerkmalleiste: Übernahme der bestehenden Daten/Klassen für verschiedene Produktgruppen aus einem bestehenden ERP-System.
• Digitales Änderungswesen: Erstellung von Änderungsanträgen aus den jeweiligen Artikelmappen per Nummerngenerator und einem definierten Workflow durch einzelne Abteilungen.

Testphase

Das Ziel der ausgiebigen Testphase war, verschiedene Prozesse und Arbeitsweisen in GAIN Collaboration kennenzulernen und zu prüfen. Hierzu wurden verschiedene Inventor- und AutoCAD-Dateien in das PDM System importiert bzw. migriert.

Die für die Testphase festgelegten Key User waren primär Konstrukteure und im Weiteren Mitarbeiter aus dem Vertrieb und der Arbeitsvorbereitung.

Dieter Kramer: „Eine Testphase vor dem eigentlichen Go-live war uns von Anfang an sehr wichtig. Auch aus unserer Erfahrung mit anderen Software-Produkten. Mit den ausgewählten Key-Usern hatten wir die wesentlichen Punkte abgedeckt. So konnten wir gewissen Unwägbarkeiten im Go-live bereits von vorneherein entgegenwirken.“

Strukturierte Migration dank Migrations-Tools

Etwa 35.000 Datensätze galt es letztlich vor dem Go-live, dem Aktivieren des PDM Systems, in GAIN Collaboration zu importieren.

Dieter Kramer: „An dieser Stelle konnten wir mit GAIN Software sehr eng und gut zusammenarbeiten. Die zu importierenden Daten hatten wir, teils in Etappen, über eine Cloud und eine externe Festplatte zur Verfügung gestellt.

Die Techniker von GAIN Software haben unsere Daten dann über ihre Migrations-Tools den entsprechenden Feldern zugeordnet. Hervorzuheben ist hier die ausgezeichnete Qualität, in der wir letztlich unsere Daten in GAIN Collaboration wiederfanden.“

Dagmar Küdde, Mitarbeiterin der Konstruktion, ergänzt: „Überdies hat uns GAIN Software unsere Artikel aus unserem ERP-System in GAIN Collaboration importiert und dort als Artikelmappen angelegt.

Im anschließenden Import der Klassifizierungen wurden die Artikel mit ihren Dokumenten inklusive der zugehörigen Klassen verknüpft und die Merkmalswerte an die Dokumentendatensätze geschrieben. Dies hat uns wochenlange, händische Arbeit erspart.“

Schulung in 2 Tagen

Binnen zwei Tagen erfolgte die Schulung von 7 Anwendern aus Konstruktion, Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und dem technischen Vertrieb. Dagmar Küdde: „Mit etwas mehr oder weniger Anlaufhilfen fanden alle Mitarbeiter einen guten Einstieg in unser neues PDM System. Noch offene Fragen von Nutzern des Systems konnten wir als Key-User gut beantworten.“

Weitere Schritte zur Digitalisierung der Konstruktion

Digitale Fertigungs- und Montageunterlagen

Kramer: „Früher haben wir noch viel mit Papierformularen und Absprachen untereinander gearbeitet. Jetzt haben wir ganz klar einen weiteren großen Schritt in Richtung Digitalisierung getan. Und das zahlt sich bereits mehrfach aus.“

Workflows für geringere Durchlaufzeiten

Für das Änderungswesen konnte nun mit GAIN Collaboration der für POWER-HYDRAULIK passende Workflow eingerichtet werden. „Für die Änderungen haben wir jetzt das Vorgehen von früher, als wir noch mit Papier arbeiteten, im PDM System. Das ging und geht ja bei uns durch viele Abteilungen im Haus, bis runter zur Programmierung, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und so weiter. Das verkürzt die Durchlaufzeit durch das Unternehmen erheblich“, meint Dagmar Küdde. Und weiter: „Wir sind begeistert von der Realisierung dieses Workflows in GAIN Collaboration. In Bälde wollen wir für unsere Kaufteile einen weiteren Workflow starten.“

Suchen & Finden ohne Grenzen

Das schnelle Auffinden bestimmter Teile war schon immer ein wichtiger Punkt für die Mitarbeiter von POWER-HYDRAULIK. In puncto Suchen und Finden konnte SAP hier nicht überzeugen. GAIN Collaboration hingegen mit seinen mächtigen Suchtools ermöglicht sehr spezielle Suchen. Dagmar Küdde: „Man kann ja im System bereits im Standard über mehrere Arten suchen. So wie das individuell jedem gefällt. Jetzt, mit dem zusätzlichen Klassifikation-Zusatzmodul, bleiben wirklich keine Wünsche mehr offen.“

Angebote in Artikel umwandeln

GAIN Collaboration dokumentiert Angebote in digitalen Angebotsmappen, sogenannten Containern. Hierin können Angebotszeichnungen, sowie begleitende Dokumente zusammengefasst werden.

Dieter Kramer: „Diese Angebotsmappe war ein sehr wichtiger und guter Punkt, den wir im System umsetzen konnten. Wir mussten ja bisher alles, was im Blatt vorlag, scannen. Und das sind nicht nur Fertigungsunterlagen, sondern alles, was eben zu einem Vorgang gehört. Im Hinblick auf das Qualitätsmanagement müssen wir diese ganzen Vorgänge zusätzlich auch noch speichern bzw. über Jahre nachweisen. Da spart uns die einfache Möglichkeit zur Dokumentation im PDM System tagtäglich eine Menge Zeit.

Beim Auftrag wandeln wir diese Angebotsmappe einfach in eine Artikelmappe. Wir vergeben eine Artikelnummer im System und so haben wir den Vorgang zeitsparend fortgeführt. Mehr oder weniger ein kleiner Produkt-Lebenszyklus, der eine schnelle und qualitativ hochwertige Aussage zulässt und uns auch im Reklamationsfall einen optimalen Überblick erlaubt.

Denn dort sieht man sehr schnell, wie viele Änderungen durchgeführt wurden. Und findet auch rasch eventuell angehängte Nebendokumente. Aussagen und Datenqualität haben sich insofern deutlich verbessert.“

Klassifikation

Die Klassifizierung von Produktdaten spielt bei POWER-HYDRAULIK eine wichtige Rolle. Zu vielfältig sind die Merkmale einzelner Steuerblock-Werkzeuge und Zubehörteile, als dass ohne eine entsprechende Klassifizierung effizient mit ihnen gearbeitet werden könnte.

Bereits im früher genutzten ERP-System Infor:NT wurden Klassifizierungen genutzt. Nun kommt dieser Part alleinig über die Erweiterung „Classification“ in GAIN Collaboration zur Anwendung.

Dieter Kramer: „Heute können wir in sechs Klassen bis zu 9 Sachmerkmale flexibel suchen. Von den einzelnen Produktgruppen bis hin zu Werkzeugdaten. Hiervon profitiert nicht zuletzt unsere Vertriebsabteilung zur Kalkulation von Neuteilen und der Suche nach bereits bestehenden Produkten. Oder auch für die Angabe ähnlicher Blöcke als Referenz bei Angeboten.

Nun, wo wir dieses Thema vereinheitlichen wollten, hat uns GAIN Software ausführlich beraten, was die Nutzung von Sachmerkmalen generell, also unabhängig von der Software, anbelangt. Es ist ja meist ein Spagat mit dem Thema Klassifizierung. Wie viele Felder richtet man ein, wie ist der Nutzen bzw. wie fällt die Aufwand-Nutzen-Rechnung aus? Letztlich haben wir das Merkmale-System weitgehend so übernommen, wie wir es ursprünglich hatten. Nur, dass wir jetzt erheblich schneller sind.“

Mal eben nachschauen: Dokumentation und Überblick

Heute verwaltet POWER-HYDRAULIK konsequent sämtliche Daten, die zur Entwicklung oder zu Änderungen eines Kundenprojekts zählen, im PDM System.

„Das sind primär Daten aus Autodesk Inventor oder AutoCAD. Daneben Neutraldateien wie PDFs, die Datenblätter oder Freigaben dokumentieren. Auch Schriftverkehr und E-Mails halten wir so fest. Diese Art zu dokumentieren rentiert sich“ so Kramer.

GAIN Software: Bitte Support

Dagmar Küdde: „Die Reaktionszeiten im Support von GAIN Software empfinden wir als außerordentlich gut. Gerade in der Software-Branche. Unsere Fragen wurden immer kompetent und vorwiegend kurzfristig beantwortet. Die Gespräche mit unseren Ansprechpartnern aus Technik und Vertrieb sind kollegial, nahezu freundschaftlich.“

Ein Jahr nach der Einführung

Nach gut einem Jahr abteilungsübergreifender Anwendung lassen sich durchweg alle Mitarbeiter gerne von GAIN Collaboration unterstützen.

Dagmar Küdde: „Man findet schnell, wonach man sucht. GAIN Collaboration bietet eine übersichtliche Oberfläche und auch die Bedienung geht intuitiv von der Hand. Das System hat sich bei uns gut eingespielt und läuft stabil, ohne irgendwelche Abstürze.“

Dieter Kramer ergänzt: „Auch von meiner Seite her positives Feedback. Ich arbeite gerne mit GAIN Collaboration. Die Investition in dieses flexible System hat sich in jedem Fall gelohnt. Auch für die Zukunft sind wir gut gewappnet, da das System ja ausbaufähig ist. Da werden wir später sicher noch mehr integrieren, was unsere Produktivität steigert.“