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Produktdatenmanagement richtig einführen: Darauf sollten Sie achten

von | Feb 2, 2022 | PDM - Produktdatenmanagement

Die Einführung eines Produktdatenmanagements in einem Unternehmen ist ein komplexer Vorgang. Denn dabei müssen verschiedene Faktoren Beachtung finden, damit der Übergang einfach und vor allem strukturiert erfolgt. Wird bei der PDM-Einführung geschlampt, kann das langfristig zu erheblichen Problemen führen. Wir zeigen, worauf Sie bei der Einführung in jedem Fall achten sollten.

Ihre Key-User: Die Schnittstelle zwischen Software und Belegschaft

Die Auswahl der Key-User ist entscheidend für den Erfolg. Denn die Key-User sind nicht nur dafür da, um das System und somit das gesamte Produktdatenmanagement zu testen und es gemeinsam mit den Programmierern zu verbessern, sondern dienen auch später als Ansprechpartner im Unternehmen. Das bedeutet auch, dass bei der Auswahl der Key-User wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen. Denn die Key-User müssen in ihrem Arbeitsbereich fit sein und alle Eventualitäten im Blick behalten. Sie müssen zudem technisch in der Lage sein das PDM mitzugestalten und dessen Funktionen und Möglichkeiten zu erfassen. Und sie müssen zudem noch die notwendige soziale Kompetenz besitzen, um die Software zum Produktdatenmanagement später ihren Kollegen erklären zu können und diesen bei Fragen zur Seite zu stehen. Wir wissen, dass es beinahe unmöglich erscheint, für jede, mit dem PDM zusammenhängende Abteilung, entsprechende Key-User zu finden. Aus diesem Grund liegt der Fokus meist auf dem technischen Horizont der Key-User, damit die Implementierung des PDM reibungslos vonstattengeht. Hier ist auch das Unternehmen selbst gefragt, da aus möglichst allen Abteilungen Key-User herangezogen werden sollten, damit alle wichtigen Prozesse im Produktdatenmanagement effektiv abgebildet werden können. Denn jeder Bereich und jede Abteilung hat andere Schwerpunkte und Anforderungen an eine PDM-Software.

Abläufe und Entwicklungen dokumentieren – alle Änderungen im Blick behalten

Auch wenn es für die PDM-Einführung einen Ablaufplan gibt, so werden daran immer wieder Veränderungen vorgenommen. Unter anderem, weil die Key-User in der Test- und Planungsphase Änderungen anregen und Verbesserungen mit implementieren. Dies ist sinnvoll und dient der Optimierung des Produktdatenmanagements. Problematisch wird dies allerdings immer dann, wenn diese Änderungen nicht dokumentiert werden. Dann stehen noch die Daten und Grundlagen des ursprünglichen Planes und der ursprünglichen Funktionsweisen, die Neuerungen sind aber nicht dokumentiert. Kommt es nun in einigen Jahren zu einem Austausch von Mitarbeitern oder einer Optimierung des PDM, kann dies zu erheblichen Problemen führen. Aus diesem Grund sollten alle Schritte und vor allem alle Änderungen – und seien sie noch so klein – engmaschig dokumentiert werden. Eine gute Produktdokumentation der PDM-Software sorgt unter anderem dafür, dass das Produktdatenmanagement auch nach vielen Jahren keine Probleme macht und alle Schritte und Inhalte jederzeit nachverfolgt werden können.

Bei der PDM-Einführung auf ein korrektes Projektmanagement Wert legen

Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, den die Einführung eines umfassenden Produktdatenmanagement mit sich bringt. Die enormen Vorteile sind diesen Aufwand zwar Wert, dennoch sollten Unternehmen sich darüber im Klaren sein, dass die Einführung nur dann erfolgreich und ohne Schwierigkeiten gelingt, wenn das Projekt umfassend und professionell geplant ist. Hier können Techniken des Projektmanagements eingesetzt werden, um die verschiedenen Schritte zu prüfen und diese gegebenenfalls zu optimieren. Wir empfehlen aus unserer Erfahrung ein engmaschiges Projektmanagement mit vielen kleinen Einzelschritten und gut erreichbaren Meilensteinen. Diese Variante hält nicht nur die Motivation der Mitarbeiter und der Beteiligten höher, sondern erlaubt auch eine einfachere Verfahrenskontrolle in kleinen Abschnitten. Somit kommt es deutlich seltener vor, dass sich Teile des Projekts verrennen oder verzögern und es bei der PDM-Einführung zu Schwierigkeiten kommt. Ein guter und erfahrener Projektmanager, welcher mit dem Produktdatenmanagement und dessen Software vertraut ist, bedeutet häufig den Schlüssel zum Erfolg. Und auch hier gilt, dass das gesamte Projektmanagement klar dokumentiert und nachvollziehbar aufgebaut werden muss.

Klare Kommunikation – klare Regeln

Und damit kommen wir zum letzten Punkt für eine erfolgreiche PDM-Einführung in Ihrem Unternehmen. Es muss eine klare Kommunikation vorherrschen. Das bedeutet, dass sowohl die Einführung der Software als auch die Umstellung der verschiedenen Workflows im Vorfeld klar mit der Belegschaft kommuniziert worden sein sollte. Denn die Vorteile eines funktionierenden Produktdatenmanagements müssen den Mitarbeitern klar sein. Kurze Kommunikationswege zwischen allen am Projekt beteiligten Personen sind hierbei in jedem Fall wichtig und selbstverständlich. Und auch hier gilt wie bereits oben erwähnt: Sollte es zu Änderungen oder veränderten Absprachen kommen, sind diese immer und sofort zu dokumentieren und somit zu belegen. Nur so können bei solchen PDM-Projekten mit vielen Beteiligten alle grundlegenden Daten jederzeit für alle zur Verfügung stehen. Eine gute Dokumentation der geltenden Regeln und eine klare Kommunikation sind von entscheidender Bedeutung. So kann es gelingen die PDM-Software nicht nur optimal an das Unternehmen und seine Prozesse anzupassen, sondern die Software auch so aufzustellen, dass sie für viele Jahre und Jahrzehnte mit dem Unternehmen skaliert und immer dessen Bedürfnisse und Anforderungen abdecken kann. Denn ein gutes Produktdatenmanagement ist und bleibt das Rückgrat eines modernen Unternehmens und liefert unter anderem die notwendigen Daten, um Produkte über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verfolgen und zu optimieren.