Questions et réponses

Le directeur informatique demande …

Quelle est l’architecture du système derrière GAIN Collaboration ?

Le système de collaboration GAIN est une architecture client / serveur. Chaque ordinateur qui travaille avec GAIN Collaboration a sa propre installation locale du client GAIN Collaboration. Le système principal, le GAIN Collaboration Server, se trouve sur un serveur.

Quelle base de données utilise GAIN Collaboration ?

GAIN Collaboration utilise une base de données SQL. Pour cela, le serveur SQL se base sur le nombre d’utilisateurs et de données à traiter. Pour les petites installations, SQL EXPRESS peut être utilisé. Pour les installations plus importantes avec un grand nombre d’utilisateurs et/ou un débit de données élevé, vous pouvez utiliser SQL Standard Server. La licence du serveur SQL Standard est fonction du nombre d’utilisateurs de GAIN Collaboration. Une licence est nécessaire pour chaque utilisateur.

Comment les documents sont-ils classés ? Dans la base de données ou physiquement ?

Les documents gérés par le système de collaboration GAIN se trouvent dans un répertoire d’archives (dossier) dans l’explorateur Windows. Dans ce cas, ni les répertoires ni les noms de fichiers ne sont cryptés ou renommés de manière cryptée. Comme l’archivage ne nécessite pas de partage (share), l’archive est introuvable dans l’Explorateur Windows et sur le réseau. Autre avantage : étant donné que dans le système de collaboration GAIN, le lieu de stockage des documents est traité de manière relative, un déménagement des documents est possible à tout moment et sans effort.

Comment installer GAIN Collaboration ?

En fait, il n’y a d’installation que pour le GAIN Collaboration Server. L’installation ne concerne que la mise en place d’un service et l’attribution d’une base de données. Le client s’enregistre après l’attribution du serveur de collaboration GAIN. Les interfaces s’enregistrent automatiquement.

L’administrateur CAO demande …

GAIN Collaboration est-il facile à utiliser ?

GAIN Collaboration vous permet un apprentissage rapide et une utilisation flexible.

Quel est le degré de flexibilité de la configuration de GAIN Collaboration ?

GAIN Collaboration est facilement configurable via des menus de configuration graphiques. Et ce à tout moment, même en cours de fonctionnement.
De plus, un éditeur de base de données intégré vous facilite l’extension et l’adaptation de la base de données SQL.

Comment les interfaces de collaboration GAIN sont-elles intégrées ?

L’intégration des interfaces de collaboration GAIN dans des applications individuelles est très profonde. Dans tous les domaines du traitement des documents, GAIN Collaboration intervient et vous soutient.

Quelles sont les possibilités offertes par l’interface de programmation ?

L’interface GAIN Collaboration API existante, basée sur le framework .NET et C-Sharp (C#), permet de réaliser n’importe quelle extension avec des fonctions supplémentaires ou des couplages avec d’autres systèmes.

Pouvons-nous également relier GAIN Collaboration à notre ERP ?

Oui, vous pouvez relier GAIN Collaboration à n’importe quel système via son interface ERP. Vous pouvez transférer différentes informations de GAIN Collaboration vers votre système ERP. Tout est possible, des formats d’échange comme Excel, XML ou des fichiers texte jusqu’au couplage direct avec la base de données ERP.
Et bien sûr aussi de manière bidirectionnelle : pour les informations du système ERP dans GAIN Collaboration.

Quelle est la capacité de mise à jour de GAIN Collaboration ?

Les mises à jour sont faciles à installer. Aucune adaptation n’est modifiée. Tous les paramètres que vous avez choisis sont conservés.
Le module de mise à jour dans GAIN Collaboration recherche automatiquement les mises à jour. L’administrateur peut télécharger une mise à jour via le GAIN Collaboration Client et décider du moment où elle doit être appliquée. La mise à jour se fait alors automatiquement sur le serveur à l’heure indiquée. Les clients sont mis à jour dès qu’ils sont démarrés.

Combien de temps dure le séminaire pour administrateurs ?

Le séminaire pour administrateurs dure en général deux jours. Les administrateurs y apprennent à configurer et à administrer le système. Si nécessaire et pour encore plus de flexibilité, vous pouvez apprendre les techniques de programmation pour GAIN Collaboration lors d’une autre journée.

Comment se déroule l’installation ?

L’installation est simple. Tout d’abord, le répertoire GAIN Collaboration Server est placé sur un répertoire serveur de votre choix.
Ensuite, un service vers le serveur de collaboration est mis en place et la base de données est attribuée. Le client reçoit le répertoire client de GAIN Collaboration, que vous pouvez également placer à l’endroit de votre choix. Au premier démarrage du client, celui-ci cherche son serveur. Le client enregistre automatiquement les interfaces avec les applications existantes. Lors de la première configuration, le client a besoin de droits d’administrateur.

Changement de serveur ?

Le passage du serveur de collaboration GAIN à un autre serveur est également simple. Pour cela, il suffit de copier le répertoire de GAIN Collaboration Server et éventuellement l’archive elle-même sur le nouveau serveur. Ensuite, il faut encore configurer le service pour GAIN Collaboration : C’est terminé !

Sous quelle forme recevons-nous une assistance ?

Notre support vous aide par téléphone et par e-mail. Avec un module de télémaintenance, GAIN Software ou un partenaire vous offre une assistance rapide, directe et sans problème.

Le responsable de la construction demande …

Quels sont les avantages spécifiques de GAIN Collaboration ?

GAIN Collaboration peut automatiser de nombreux processus et simplifier ainsi le traitement quotidien des documents. Pour moins de demandes de précisions, des structures claires et une réduction des erreurs. Il en résulte de précieuses facilités de travail dans le quotidien de la construction et de la documentation, mais aussi dans les services suivants. Voici un aperçu de toutes les fonctionnalités de GAIN Collaboration.

Comment les autres départements peuvent-ils accéder aux informations et aux documents ?

Selon la configuration des utilisateurs, les groupes d’utilisateurs et les règles d’accès sous-jacentes, les utilisateurs peuvent accéder en écriture, en lecture ou uniquement à certaines informations et documents.

Avec GAIN Collaboration View, les utilisateurs de la production, par exemple, ont un accès en lecture seule aux documents. Vous ne pouvez donc que les consulter ou les imprimer. Existe-t-il des documents annexes aux documents principaux ? Ensuite, le service des achats ou le service de préparation du travail, par exemple, peuvent les extraire directement du système par e-mail pour des demandes de renseignements.

Combien de temps dure une formation ?

Les utilisateurs apprennent à se servir du système en l’espace d’une journée lors du séminaire des utilisateurs. La navigation sur l’interface, son adaptation individuelle ainsi que les possibilités de recherche avec création de filtres sont enseignées. Il en va de même pour la création, l’édition, la copie et la révision de documents.

Comment se déroule la mise en œuvre ?

Avant l’implémentation proprement dite, vous recevez d’abord un environnement de test du système de collaboration GAIN avec la configuration que vous souhaitez. Après une phase de test avec vos collaborateurs et votre approbation, nous passons du système de test au système de production.

Quel est le coût de l’importation des données ?

Le transfert des données est automatique et ne nécessite qu’une surveillance. Si vous le souhaitez, vous pouvez également le faire vous-même. La durée du transfert des données dépend bien sûr aussi de la quantité, de la diversité et de la qualité des fichiers à importer.

Quels sont les temps d’arrêt auxquels nous devons nous attendre lors de l’introduction ?

La longueur du temps d’arrêt dû à l’implémentation dépend de certains facteurs. Vous souhaitez effectuer une migration (transfert de données) d’un système tiers vers GAIN Collaboration ? Ou faut-il reprendre les données qui ont été enregistrées jusqu’à présent dans l’Explorateur ? Chez GAIN Software ou chez l’un de nos partenaires système, nous veillons bien entendu à ce que vous subissiez le moins de temps d’arrêt possible. N’hésitez pas à prendre contact avec nous. Après un premier entretien, nous pouvons volontiers délimiter plus précisément le temps nécessaire à la réalisation de vos projets.

Le concepteur demande …

Peut-on travailler par glisser-déposer ?

Les documents de l’Explorateur ou les e-mails et contacts de MS Outlook peuvent être déposés très facilement dans GAIN Collaboration par simple glisser-déposer. En outre, vous pouvez glisser-déposer des documents dans une application.

Par exemple, lorsque vous utilisez Autodesk Inventor, vous pouvez faire glisser des composants de GAIN Collaboration directement dans un assemblage ouvert.

Dans quelle mesure puis-je adapter GAIN Collaboration à mes besoins ?

GAIN Collaboration est très adaptable. D’une part, vous pouvez configurer l’interface utilisateur comme vous le souhaitez. De la création de dossiers et de filtres à la disposition des fenêtres, en passant par la présentation des colonnes dans le tableau.

De plus, vous pouvez facilement adapter GAIN Collaboration aux besoins de votre entreprise. En savoir plus sur l’adaptabilité.

Comment se déroule la gestion des validations/statuts ?

Les fonctions de gestion des statuts et de validation sont claires. Vous pouvez les adapter facilement via une interface graphique. Pour les documents avec des liens ou des références, GAIN Collaboration tient compte des structures des documents et vous épargne ainsi beaucoup de travail lors du changement de statut.

Les interfaces font-elles bien leur travail ?

L’intégration des interfaces de collaboration GAIN dans des applications individuelles est très profonde. Dans tous les domaines du traitement des documents, GAIN Collaboration intervient et vous soutient.

Combien de temps dure un séminaire ?

Le séminaire des utilisateurs ne dure qu’une journée.

Quels documents peut-on stocker et modifier dans GAIN Collaboration ?

Selon la configuration de l’utilisateur, le classement, la visualisation et le traitement de tout type de document sont possibles dans GAIN Collaboration : images, vidéos, PDF, documents MS Office, données CAD, ECAD ou CAM. GAIN Collaboration ouvre toujours un document avec le programme associé à l’extension de fichier correspondante dans le système d’exploitation.