Adaptabilité

Tous les paramètres du système de collaboration GAIN peuvent être configurés individuellement via des menus graphiques :

• configurer individuellement et confortablement les masques de saisie, les boîtes à outils et les menus pendant l’exécution du système
• concevoir soi-même des masques de recherche et des structures de dossiers pour une recherche et un repérage plus rapides des documents.
• Personnaliser rapidement l’ensemble de l’interface utilisateur de GAIN Collaboration grâce à des menus de configuration simples.

Adaptez par exemple à …

• la configuration de la correspondance des propriétés des documents
• la création de formats neutres
• la configuration des visionneuses utilisées
• la gestion des statuts
• la gestion des licences et des mises à jour
• la personnalisation de la base de données

Le générateur de numéros intégré dans GAIN Collaboration garantit l’unicité des documents archivés. Vous avez des souhaits particuliers concernant le mode d’indexation ? GAIN Collaboration brille ici aussi par sa grande flexibilité.

Les règles servent à contrôler et à faire respecter les droits d’accès dans les entreprises. Et donc à l’accélération des processus. Si le statut change, le droit d’accès à un document change également.

Vous pouvez à tout moment configurer des ensembles de règles via des workflows et des autorisations spéciales dans GAIN Collaboration. La gestion des utilisateurs vous donne un aperçu de toutes les règles attribuées.

• L’affectation de vos collaborateurs à des groupes
• Déterminer quelles personnes ou quels groupes sont soumis à quelles règles

Quelles métadonnées de document, comme le poids ou le matériau, sont pertinentes pour votre entreprise ?

Dans GAIN Collaboration, vous définissez simplement ces indications via la comparaison graphique des propriétés. L’étape suivante consiste à définir l’échange de ces métadonnées (propriétés) entre GAIN Collaboration et certains documents :

1. Bidirectionnel,
2. du document sur la collaboration GAIN,
3. ou bien l’inverse.

La modification de documents fait partie de l’ordre du jour. Pour que vous puissiez suivre toutes les modifications à tout moment, vous pouvez mettre en place des processus de modification personnalisables. Vous pouvez effectuer une révision pour des documents individuels ou pour des structures entières.
Contrairement à l’entrée de l’historique, GAIN Collaboration vous donne un aperçu de toutes les modifications apportées à un document via l’historique des modifications :

• Qui a effectué une révision et quand ?
• Quand un document a-t-il été créé ?
• Qui l’a travaillé ?
• Qui l’a changé ?
• Qui a validé le document ?

Dans GAIN Collaboration, vous pouvez configurer de manière simple et flexible le processus de traitement de vos documents avec leurs séquences de statut respectives. Associez les informations d’état individuelles aux droits des utilisateurs, qui sont généralement soumis à des règles.

Affectez différents documents à différents workflows ou séquences de statuts.

Dans sa version standard, GAIN Collaboration met déjà à votre disposition un grand nombre de champs de base de données libres. Mais parfois, elles ne suffisent pas.

Grâce à l’éditeur graphique de base de données, vous pouvez facilement ajouter de nouveaux champs ou même des tables. Et ce, sans aucune connaissance en SQL.

Les informations sur les documents sont représentées par GAIN Collaboration via des masques flexibles. L’éditeur graphique de masques vous permet d’adapter les masques – même différents – à vos besoins lors de l’exécution.

Par exemple, une pièce détachée Inventor peut être un élément de fabrication ou un élément normalisé. Dans cette mesure, le masque peut avoir une apparence différente.
Outre l’affichage des informations sur les documents, ce masque sert également à la recherche et à la création de documents.